Dịch vụ văn phòng ảo là một dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh tại một tòa nhà văn phòng hạng A, B, C,… mà doanh nghiệp không cần phải sử dụng thực tế. Với dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, giúp thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng/ đối tác và chuyển gửi thư từ, bưu phẩm.
Các lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo
- Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự,…
- Tăng cường hình ảnh doanh nghiệp: Địa chỉ kinh doanh tại một tòa nhà văn phòng hạng A, B, C,… sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.
- Tăng khả năng tiếp cận khách hàng: Văn phòng ảo thường được đặt tại các vị trí trung tâm, thuận tiện cho việc tiếp cận khách hàng.
- Tăng khả năng mở rộng kinh doanh: Dịch vụ văn phòng ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng kinh doanh mà không cần phải thuê thêm văn phòng.
Các gói dịch vụ văn phòng ảo
Các gói dịch vụ văn phòng ảo thường bao gồm các dịch vụ cơ bản sau:
- Địa chỉ kinh doanh: Doanh nghiệp sẽ được cung cấp một địa chỉ kinh doanh hợp pháp tại một tòa nhà văn phòng hạng A, B, C,…
- Nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm: Các thư từ, bưu phẩm của doanh nghiệp sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ do doanh nghiệp chỉ định.
- Trả lời điện thoại: Nhân viên của đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ trả lời điện thoại của khách hàng và đối tác thay mặt doanh nghiệp.
- Sử dụng các tiện ích của tòa nhà văn phòng: Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiện ích của tòa nhà văn phòng như lễ tân, phòng họp,… theo quy định của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Đối tượng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Dịch vụ văn phòng ảo phù hợp với các đối tượng sau:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có quy mô nhỏ, cần tiết kiệm chi phí. Dịch vụ văn phòng ảo giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự,…
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập công ty: Cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập công ty có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí và tập trung vào việc kinh doanh.
- Các chuyên viên tư vấn muốn mở văn phòng giao dịch: Các chuyên viên tư vấn có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để mở văn phòng giao dịch mà không cần phải thuê văn phòng thực tế.
- Các nhóm dự án cần một văn phòng để bàn bạc, họp hành: Các nhóm dự án có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để có một địa điểm để bàn bạc, họp hành.
Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo
Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:
- Địa chỉ kinh doanh: Địa chỉ kinh doanh của đơn vị cung cấp dịch vụ phải nằm tại một tòa nhà văn phòng hạng A, B, C,…, thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng và đối tác.
- Các dịch vụ đi kèm: Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có đầy đủ các dịch vụ đi kèm như nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm, trả lời điện thoại,…
- Chi phí: Doanh nghiệp cần so sánh chi phí của các đơn vị cung cấp dịch vụ để lựa chọn được đơn vị có chi phí phù hợp.
Trên đây là một số thông tin về dịch vụ văn phòng ảo. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.
Văn phòng ảo không phải là một ngành nghề kinh doanh bị cấm theo quy định của pháp luật. Do đó, việc doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, khi sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện để thành lập và hoạt động của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Cụ thể, doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, con dấu,…
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng, việc sử dụng văn phòng ảo không được phép sử dụng để lừa đảo, gian dối khách hàng, đối tác.
